CenterVision de BancTec mejora de forma sencilla e instantánea su rendimiento empresarial. Consiste en una única plataforma común para optimizar la implementación, el funcionamiento y la gestión de diversos lugares de procesamiento de documentos como por ejemplo en una empresa internacional.  Gracias a la conversión de todos los documentos electrónicos y en papel a contenido digital utilizable y a la entrega directa a la aplicación empresarial o trabajador especializado correspondiente, CenterVision hace que toda la información entrante esté disponible inmediatamente brindando así una calidad superior de atención al cliente.

CenterVision aprovecha los considerables conocimientos y experiencia adquiridos tras años operando diversos centros subcontratados de procesamiento empresarial. Este conocimiento integrado permite a las empresas mejorar continuamente el proceso del ciclo de vida de los documentos, desde la recepción hasta la entrega final, supervisando el rendimiento de cada actividad y ofreciendo un nivel superior de control y visibilidad de la gestión.

Las ventajas son muchas:

• Disminuye los costes asociados a la captura, clasificación y procesamiento de toda la información entrante.
• Proporciona visibilidad total de cada actividad de procesamiento para maximizar el rendimiento empresarial.
• Acelera la entrega de la información.
• Incorpora fácilmente nuevas tareas de procesamiento, documentos y requisitos de los clientes.
• Proporciona un análisis retrospectivo completo para garantizar la conformidad.
• Establece una solución flexible que se conecta de manera segura a los servicios complementarios subcontratados.
• Aumenta la flexibilidad de funcionamiento y el rendimiento empresarial mediante actividades de equilibrio de carga en toda la empresa con total control y conciliación.
• Disminuye la duración total de los procesos para un procesamiento más rápido de las transacciones de los clientes y para el rápido impacto de la información empresarial entrante.
• Mejora la productividad empresarial gracias a la gestión de la información en tiempo real, lo que permite brindar un nivel de servicio más eficaz y una mejor atención al cliente.

La plataforma flexible de CenterVision permite el procesamiento de las operaciones para un mejor intercambio de recursos, simplificando el trabajo del personal y la gestión de las instalaciones así como los niveles de servicio al cliente. CenterVision acelera la implementación de los servicios de digitalización al agregar fácilmente nuevos clientes, flujos de documentos y tareas de procesamiento. Es más, puede conectarse de manera segura a los servicios externos de subcontratación de procesos de negocios (Business Process Outsourcing, BPO) para gestionar los picos en el volumen de procesamiento, y mejorar al mismo tiempo las contingencias empresariales y subcontratar las actividades manuales costosas.

CenterVision acelera la transformación de los documentos en papel a información digital mediante el uso de una gama de herramientas avanzadas de escaneado, clasificación de documentos, captura de datos y servicios web. Se integra en las aplicaciones de procesamiento departamentales existentes, lo que protege las inversiones anteriores y evita tareas innecesarias de rediseño de plantillas. Estos servicios disminuyen radicalmente la necesidad de las costosas tareas de preparación y clasificación de documentos, introducción de datos y validación, al mismo tiempo que se aceleran todas las actividades no automatizadas empleando una gama de herramientas de productividad del personal que aumentan la velocidad y la exactitud.

CenterVision mejora el control de gestión al permitir que quienes toman las decisiones puedan medir la tasa de productividad en cualquier punto de las operaciones globales. Supervisa cada proceso del documento y la actividad del operador para garantizar el cumplimiento de todos los acuerdos de nivel de servicio (Service Level Agreements, SLA) del cliente. Las herramientas de gestión de la información brindan una mejora continua de las operaciones y miden y analizan los costes, la producción y los volúmenes de cada flujo de trabajo. CenterVision también proporciona un análisis retrospectivo completo, mientras que un archivo incorporado permite a los usuarios hacer un seguimiento de cualquier documento anterior guardado en el sistema.

En la actualidad, es esencial desarrollar una infraestructura de gestión única que brinde visibilidad y control sobre el proceso de información entrante. La creciente complejidad de los requisitos de procesamiento intensifica la necesidad de procesos empresariales flexibles y gestión de recursos y funciones de notificación mejoradas. Las comunicaciones de los clientes y proveedores deben estar disponibles de forma inmediata al mismo tiempo que los documentos de las transacciones, consultas y correspondencia se procesan correctamente. Las exigencias legales han aumentado la necesidad de una mayor responsabilidad empresarial. CenterVision es la respuesta.

El marco de CenterVision: CenterVision, basado en una arquitectura de servicios (Service Oriented Architecture, SOA), gestiona una variada gama de servicios en la que cada módulo apunta a una actividad o grupo de usuarios específicos. Cada área de la empresa, desde las operaciones hasta la dirección, TI y clientes internos o externos, pueden acceder al sistema para iniciar, optimizar y revisar cada proceso. CenterVision, al ser una aplicación “lista para usar”, puede integrarse inmediatamente en cualquier operación empresarial, lo que permite incorporar servicios de procesamiento adicionales en cualquier momento. De este modo puede conectar a la plataforma de CenterVision un grupo de documentos a la vez u operaciones de procesamiento completo simultáneamente.

El núcleo de CenterVision: el núcleo gestiona el ciclo de vida del documento para que cada elemento siga la ruta de procesamiento más adecuada a través del sistema. Debido a que cada documento se trata individualmente, CenterVision disminuye la necesidad de elaborar, ordenar y agrupar los elementos para el escaneado, lo que permite que los elementos excepcionales fluyan por el sistema sin dificultar el proceso. Los niveles de servicio configurados por el usuario y la asignación de prioridad a los trabajos garantizan que cada actividad de escaneado, procesamiento e introducción se realice para la fecha límite requerida.

Diseñador: los analistas de los procesos empresariales pueden rápidamente identificar y rediseñar cualquier ineficacia del proceso mediante las herramientas de configuración disponibles dentro del módulo de diseño. Ofrece un lugar de trabajo para ampliar el sistema a nuevos usuarios y departamentos y para configurar plantillas de documentos, reglas de clasificación, servicios de procesamiento y fechas límite. Este módulo también supervisa todos los derechos y permisos de acceso y permite a los usuarios establecer funciones, grupos, contraseñas y permisos para la total seguridad del sistema.

Entrada: el servicio se conecta a una amplia gama de dispositivos de captura y aplicaciones empresariales para enviar la información directamente a la plataforma de CenterVision. Admite contenidos provenientes de una amplia gama de escáneres de documentos, dispositivos multifunción y servidores de fax, así como datos enviados por correo electrónico, aplicaciones de oficina, portales web y asistentes personales digitales, independientemente de su ubicación geográfica. 

Centros de procesamiento de correo electrónico, departamentos de procesamiento de documentos, sucursales de oficinas e incluso trabajadores remotos pueden conectarse y recibir autorización para enviar información directamente al sistema.

Gestor de logística:  este dispositivo permite a las empresas manejar mejor las actividades físicas que se realizan diariamente dentro del centro de clasificación de correo. Los procesos tales como la recepción de correo, la preparación para el escaneado y el movimiento de documentos físicos pueden ser controlados rigurosamente. Un sistema de seguimiento interno permite a los centros de correo registrar la entrega de documentos y sacos de correo y proporciona una previsión avanzada del volumen de documentos para ayudar a gestionar los recursos a lo largo del proceso.

Mediante el uso de la tecnología de seguimiento de código de barras, los administradores pueden supervisar los elementos físicos de correo en cada actividad desarrollada dentro del centro de clasificación de correo antes de que se conviertan a formato digital.  También gestiona los períodos de retención y la destrucción segura o devolución de los elementos al cliente.

Fábrica: este servicio ofrece acceso a una amplia gama de servicios y aplicaciones de procesamiento de documentos, y permite a la empresa automatizar y optimizar las tareas de procesamiento, captura de datos y validación requeridas para todos los documentos que entran en la empresa. El clasificador de documentos analiza cada documento importado en el sistema y dirige a cada uno, junto con sus fechas límite de entrega, al servicio de procesamiento correspondiente. Esto permite que una interfaz única controle una amplia gama de actividades de procesamiento complejas para minimizar la intervención manual y las tareas previas de clasificación.

El servicio de fábrica también gestiona todas las tareas que no se pueden automatizar o que requieren la intervención de un operador. Un lugar de trabajo inteligente brinda diversas interfaces para permitir que el personal de introducción de datos pueda escribir a gran velocidad e introducir fragmentos, validar rápidamente datos y tareas de corrección desde ubicaciones remotas o centralizadas.

Puerta de enlace: el servicio de puerta de enlace proporciona a los clientes internos y externos su propio portal a la plataforma de CenterVision. Los usuarios, ya sea un departamento interno o un cliente externo, pueden analizar el trabajo en curso y suministrar información para ayudar a los administradores a aumentar la eficacia. Los clientes pueden solicitar cambios de prioridad, introducir datos clave de previsiones, registrar problemas de servicio y recuperar imágenes dentro de cualquier proceso. Las empresas pueden conectarse de manera segura a los servicios corporativos basados en la Web en los puntos correspondientes dentro del proceso para realizar otras tareas de validación o solicitar servicios adicionales de documentos. La puerta de enlace también permite extender el sistema a las operaciones de BPO externas para subcontratar de forma segura las actividades no deseadas y aumentar los niveles de recuperación ante contingencias y desastres.

Tablero: este servicio ofrece la supervisión en tiempo real de todos los procesos de CenterVision. Las empresas pueden identificar rápidamente las cuestiones operativas para garantizar el cumplimiento de los SLA del cliente. Incluye métricas de rendimiento para cada proceso manual o automático, y clasifica todas las entregas a los clientes en función de la urgencia, y de este modo los administradores pueden gestionar los recursos de manera eficaz. El tablero web es rápido de implementar y fácil de usar, y ofrece una interactividad, personalización y análisis detallados sin precedentes.

Informador: este servicio muestra datos históricos y periódicos de rendimiento, lo que permite a los directivos medir las tasas de productividad y brindar transparencia en las operaciones. Su interfaz web permite a todos los directivos acceder a la información del rendimiento del sistema y asegurar la total integridad del mismo. Con el fin de satisfacer los requisitos específicos de gestión y organización, el servicio informador emplea informes configurables y ya elaborados que proporcionan conciliaciones detalladas para cada actividad de procesamiento y garantizan la integridad del trabajo y la exactitud en la facturación.

Conformidad: consiste en un servicio que ofrece análisis retrospectivos completos de cada documento, lo que permite a los usuarios identificar y acceder a cualquier documento en el sistema. Todos los eventos se registran automáticamente, por lo que se puede realizar un seguimiento de cada documento, desde la recepción inicial hasta la entrega final. El archivo de documentos gestiona la política de retención y cumple los requisitos legales, mientras que el acceso seguro del usuario garantiza un alto nivel de seguridad y control.

Despacho: las empresas pueden exportar la información procesada dentro de CenterVision para garantizar la rápida entrega a la aplicación empresarial o al trabajador correspondiente. Una arquitectura abierta permite que los documentos y los datos se entreguen a los sistemas de procesos administrativos o se dirijan al destinatario de correo electrónico o carpeta de gestión de contenidos correspondiente. El servicio de despacho utiliza conexiones XML predefinidas para reducir la instalación y configuración.